Uma ferramenta, várias soluções

Benefícios

Trocando documentos em papel por versões digitais, fica muito mais fácil armazenar, pesquisar e encaminhar esses materiais quando necessário.

Documentos digitais não precisam de papel, caixas, pastas, depósitos e procedimentos para prolongar sua vida útil. Isso se traduz em redução de custos.

Por não necessitarem de espaço físico e papel, documentos digitais poupam recursos naturais, ajudando a preservar o meio ambiente.

Funcionalidades Disponíveis

Simplifique e desburocratize seus processos

Para simplificar e desburocratizar seus processos, o processo eletrônico possui uma série de funcionalidades que permitem desenhar o fluxo de tramitação de seus processos de forma gráfica, ajudando a reconhecer gargalos e rotas desnecessárias de tramitação.

Gestão documental

O processo eletrônico foi desenvolvido já como uma plataforma de gestão documental, que permite controlar e monitorar o ciclo de vida e o fluxo dos documentos, tornando seu ambiente de guarda de documentos em um Arquivo Vivo e Inteligente.

Padronização de documentos

Você pode criar modelos de documentos e manter um padrão para cada finalidade, criando consistência nos seus processos e facilitando a identificação desses materiais.

Notificações Push para smartphones

É possível acompanhar a tramitação de processos diretamente pela ferramenta e também com notificações push, que chegarão ao seu smartphone em tempo real cada vez que for registrada uma movimentação no processo desejado.

Portal externo, para cidadãos e empreendedores

A solução ainda permite que terceiros possam fazer solicitações, enviar documentos e acompanhar sua tramitação em um portal externo. Esse recurso é particularmente útil para atender a solicitações de cidadãos e dos empreendedores que interajam com seu órgão público.

Também gerencia processos em papel

Sendo uma solução que atende ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, o e-ARQ Brasil, o sistema do processo eletrônico também é excelente para fazer a gestão de documentos que já existem em papel.

Assinatura Eletrônica

Esta solução, permite a aplicação de tecnologias digitais por meio do uso de assinaturas eletrônicas e da digitalização de registros e documentos, nos termos da Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, garantindo a seu órgão público simplificar, desburocratizar, dar celeridade e evitar contato presencial em grande variedade de transações.

Diferenciais

As informações geradas e gerenciadas pelo processo eletrônico ficam armazenadas em um dos Data Centers mais modernos do Brasil, garantindo sua disponibilidade online, integridade e segurança, faça chuva ou faça sol.

O processo eletrônico cumpre os requisitos do e-ARQ Brasil, da notação BPMN (Business Process Model and Notation), e está de acordo com as regras do ICP-Brasil para assinatura de documentos eletrônicos através de certificado digital, o que garante o alto padrão de qualidade da solução.

Dúvidas Frequentes

O que é Modelagem de Processos?

Modelagem de processos é o trabalho realizado para se representar graficamente processos de negócios em modelos, utilizando metodologias e técnicas.

A modelagem de processos de negócios tem como objetivo documentar ou melhorar o que é feito, eliminar processos que não geram valor ou automatizar processos. Nos órgãos públicos o principal benefício da modelagem de processos é a desburocratização.

O que são Processos de Negócios em um Órgão Público?

Processo de negócio é um conjunto de tarefas e atividades sequenciadas por um espaço de tempo que devem ser realizadas para atingir um objetivo específico. Todos os órgãos públicos possuem suas funções governamentais (legislativa, executiva e jurisdicional) para exercer suas atividades estatais. Cada uma dessas atividades é composta por um conjunto de processos de negócios. Na função executiva, podemos citar como exemplos de processos de negócios os processos de licenciamento ambiental, processos de compras, processos de pagamento, processos de diárias, processos de suspensão de férias etc.

O que é BPMN (Business Process Modeling Notaion)?

A Notação de Modelagem de Processos de Negócio é um conjunto de regras que definem o padrão para modelagem de processos de negócios através de forma gráfica e intuitiva, baseado em uma técnica de fluxogramas. Órgãos públicos que utilizam o BPMN para a modelagem de seus processos de negócios seguem as regras da notação.

Atualmente a notação é mantida pela OMG ? Object Mangement Group e a versão atual da notação BPMN é a 2.0, de março de 2011.

O processo eletrônico é aderente à notação BPMN 2.0?

Sim. A versão atual do processo eletrônico está integrada ao motor do Camunda, que é um software de BPMS open source. Com esta integração é possível efetuar a Modelagem de Processos de Negócios no Camunda e efetuar a automação do processo no processo eletrônico.

O que é e-ARQ Brasil?

É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade, elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos.

Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.

O que é um SIGAD?

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

O que é um Certificado Digital?

Certificado digital é uma identidade eletrônica para pessoas ou empresas. Ele equivale à uma carteira de identidade do mundo virtual. Imagine uma versão eletrônica de todos os seus documentos, segura e com autenticidade garantida por criptografia complexa. Com ele, é possível garantir de forma inequívoca a identidade de um indivíduo ou de uma instituição, sem uma apresentação presencial. Na prática, funciona como um CPF ou um CNPJ eletrônico. Essa ferramenta está disponível no Brasil desde 2001, após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ? ICP Brasil.

O que é ICP-Brasil?

ICP-Brasil é uma cadeia hierárquica que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificar virtualmente pessoas físicas ou jurídicas.

A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras foi criada por meio da Medida Provisória 2.200-2 de 2001, que viabilizou a emissão dos certificados digitais. Nessa norma foram instituídas as hierarquias e os tipos de certificados que seriam oferecidos no país.

A principal autoridade da ICP-Brasil é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), uma autarquia federal vinculada à Casa Civil da Presidência da República, cuja missão é manter e executar as políticas da ICP-Brasil.

Quais são as formas de assinar eletronicamente um documento no suporte digital?

Com a entrada em vigor da Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, um documento no suporte digital pode ser assinado através de 03 (três) tipos de Assinatura Eletrônica:

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Assinatura Eletrônica Simples - aquela que:

a) Permite identificar o seu signatário;
b) anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;

Assinatura Eletrônica Avançada - aquela que:

a) está associada ao signatário de maneira unívoca;
b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;
c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável;

Assinatura Eletrônica Qualificada - aquela que utiliza certificado digital, nos termos do disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica suportadas pelo processo eletrônico?

O processo eletrônico permite a utilização dos 03 (três) tipos de assinaturas previstas na Lei 14.063/2020: Assinatura Eletrônica Simples, Assinatura Eletrônica Avançada e Assinatura Eletrônica Qualificada.

O processo eletrônico permite que um documento possa ser assinado eletronicamente por mais de uma pessoa?

O processo eletrônico foi desenvolvido de forma que mais de uma pessoa possa assinar eletronicamente quaisquer documentos entranhados ao processo, de forma simples e rápida. Basta que o usuário autorizado solicite as assinaturas desejadas.

O que é virtualização de processos e documentos?

Virtualização de processos e documentos é uma mudança de paradigma. É a criação e o gerenciamento de processos, documentos e tramitações através de arquivos natu digitais, ou seja, eles já nascem no suporte digital. Virtualizar um processo é fazer com que todo ciclo de vida de um processo ou documento, da abertura ao arquivamento, se dê exclusivamente de forma eletrônica.

Todos os processos e documentos do meu órgão público serão virtualizados de uma única vez?

Não. Possuímos uma metodologia para virtualização de processos e documentos de acordo com a capacidade do seu órgão público. Como o processo eletrônico gerencia processos nos suportes papel e digital, é possível efetuar a virtualização dos processos e documentos por etapas.

É possível gerenciar meu acervo documental acumulado através do processo eletrônico?

Sim. Além de ser um software de Processo Eletrônico um de seus principais diferenciais é a aderência ao Modelo de Requisitos do e-ARQ Brasil. Com essa aderência, é possível criar na própria ferramenta o Plano de Classificação de Documentos, a Tabela de Temporalidade Documental e gerenciar os prazos de guarda do acervo documental nas fases corrente e intermediária, dando a sua correta destinação: guarda permanente ou descarte.

O processo eletrônico também suporta todos os eventos de gestão arquivística: captura, tramitação, transferência, recolhimento, eliminação, abertura e fechamento de processos e dossiês, juntadas de processos por apensação e anexação, desapensação, entranhamento e de desentranhamento de documentos etc.

Qual o prazo de implantação do processo eletrônico em meu órgão público?

É possível efetuar a implantação o processo eletrônico e disponibilizar os primeiros processos eletrônicos nos primeiros 30 (trinta) dias. Ressalta-se, porém, que este prazo varia de acordo com o tamanho do órgão público e pela quantidade de tipos de processos que serão modelados e virtualizados, podendo este prazo chegar até 12 (doze) meses para conclusão da virtualização de todos os processos.

O processo eletrônico substitui o sistema de Protocolo ou o Software de GED/ECM?

Sim. Caso seu órgão público passe a utilizar o processo eletrônico não será mais necessário utilizar nenhuma outra ferramenta para gerenciar documentos ou processos, que estejam no suporte papel ou digital. Por ter as características de um SIGAD o processo eletrônico contempla todas as funcionalidades necessárias para um perfeito gerenciamento de todos os seus processos e documentos.

O processo eletrônico pode ser integrado com outros sistemas de gestão utilizado pelo meu órgão público?

Sim. Através de APIs e de Webservices é possível integrar o processo eletrônico com qualquer sistema de gestão que interaja com o processo eletrônico.

Em quais áreas do meu órgão público posso utilizar o processo eletrônico?

O processo eletrônico é um software de processo eletrônico, podendo ser usado em quaisquer áreas da administração pública: administrativa, recursos humanos, legislativa, judicial etc.

O processo eletrônico permite a abertura de processos por usuários externos?

Sim. Cidadãos e Empreendedores podem abrir um processo eletrônico para solicitar quaisquer serviços ao seu órgão público.

É possível controlar prazos de tramitação através do processo eletrônico?

Sim. O processo eletrônico controla os prazos por atividade de cada processo, sinalizando visualmente quais processos estão com prazo iminente para vencer e vencidos.

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